Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK)

PENGENALAN

Program Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja atau KMK telah mula diperkenalkan pada tahun 1983 dan kesedaran mengenai peranan setiap anggota perkhidmatan awam serta sumbangan mereka dalam peningkatan kualiti terutama dalam proses penyelesaian masalah dan pembinaan semangat berpasukan perlulah terus dimantapkan. Oleh yang demikian, menyedari akan hakikat ini, dalam usaha memantapkan lagi pelaksanaan KMK, Dasar Kerajaan melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam telah menyediakan sebuah garis panduan untuk membimbing para agensi kerajaan untuk melaksanakan program KMK dalam setiap organisasi masing-masing.

Peranan KMK dalam usaha membuat perubahan yang menyeluruh dalam perkhidmatan awam masih relevan walaupun telah wujud sejak dahulu lagi dan ianya penting kerana ia melibatkan seluruh anggota dalam sesebuah organisasi. Walaupun KMK hanyalah merupakan sebuah kumpulan kecil di kalangan anggota tetapi memberikan sumbangan yang besar dan bermakna kepada pembangunan dan kemajuan sesebuah organisasi itu. Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) merupakan sekumpulan kecil pekerja daripada unit kerja yang sama, bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih, menganalisa masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja, dan mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan, dan mereka melaksanakan keputusan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan. Mutu kerja bermakna pencapaian prestasi kerja yang tinggi serta membanggakan dan dapat memuaskan semua pihak, sebagaimana yang telah ditetapkan, "Mutu" merangkumi mutu pengurusan, mutu perkhidmatan, prosidur, hasil kerja, sumber-sumber,personel, kerja berkumpulan, kecekapan, kekesanan, sikap, persekitaran tempat kerja, kepimpinan, maklumat, kebolehan menyelesaikan masalah, kesopanan, penggunaan sumber-sumber pengurusan, prestasi dan lain-lain lagi.

Selain itu, KMK juga memainkan peranan yang penting dalam membantu pihak pengurusan dalam menyelesaikan masalah organisasi, berperanan mewujudkan semangat kerja berkumpulan, menerapkan nilai kerja yang positif, memupuk semangat kekitaan dan kerjasama di kalangan anggota, memberi kepuasan di kalangan anggota, mewujudkan keyakinan, melahirkan semangat kepimpinan dan menanamkan rasa tanggungjawab serta menggalakkan daya kreativiti di kalangan anggota. Penerapan dan perwujudan nilai-nilai murni ini akan memberi sumbangan besar ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi. Oleh yang demikian, tidak hairanlah mengapa KMK dijadikan salah satu daripada pendekatan kepada pelaksanaan dan amalan kerja dalam memperkukuh dan meningkatkan sistem dan cara kerja di dalam organisasi kerajaan di setiap peringkat.

KONSEP KUMPULAN MENINGKATKAN MUTU KERJA

Definisi

KMK adalah sekumpulan kecil pekerja-pekerja (6-10 orang) daripada unit kerja yang sama yang bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka. Kumpulan ini mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Seterusnya, mereka melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui oleh pihak pengurusan.

Falsafah

Falsafah KMK adalah berdasarkan kepada konsep pengurusan secara penyertaan dan kemanusiaan. Pengurusan secara kemanusiaan bermakna pengurusan yang mementingkan manusia dan perasaan mereka. Ini adalah kerana manusia merupakan aset yang terpenting dalam sesebuah jabatan/pejabat. Pengurusan secara penyertaan pula bermakna bahawa tiap-tiap pekerja tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk memberikan sumbangan yang bermakna kepada jabatan/pejabat. KMK merupakan satu mekanisme di mana pekerja-pekerja boleh menyertai dalam proses penyelesaian masalah demi meningkatkan lagi kualiti dan produktiviti jabatan/ pejabat mereka.

Matlamat

Matlamat KMK adalah untuk memperbaiki dan mempertingkatkan kualiti kerja
melalui:

a.       Kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja;

b.      Semangat bekerja secara berkumpulan;

c.       Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja yang positif;

d.      Penglibatan dan minat terhadap kerja;

e.       Dorongan kerja yang tinggi; dan

f.       Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan/pejabat dan negara.

Prinsip-prinsip Asas KMK

KMK adalah berdasarkan kepada prinsip-prinsip asas seperti berikut:

a.       Pekerja-pekerja diiktirafkan sebagai sumber yang paling bernilai disamping lain-lain sumber pengurusan;

b.      Memajukan pekerja sebagai ahli jabatan/pejabat yang berguna;

c.       Penyertaan dan sokongan dari semua peringkat;

d.      Bekerja secara berkumpulan;

e.       Kreativiti sentiasa digalakkan; dan

f.       Projek adalah berkaitan dengan tugas-tugas harian.

Faedah-faedah daripada KMK

Terdapat banyak faedah yang boleh diperolehi hasil dari pelaksanaan KMK. Di antaranya adalah seperti yang disenaraikan di bawah:

a.       Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dan pengurusan;

b.      Memupuk kerjasama di kalangan pekerja;

c.       Memberi kepuasan bekerja;

d.      Menambah dorongan untuk bekerja;

e.       Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri;

f.       Mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja;

g.      Menggalakkan daya kreativiti di kalangan pekerja; dan

h.       Memperbaiki sistem dan cara kerja.

Pelaksanaan KMK

Syarat-syarat yang diperlukan bagi melaksanakan KMK ialah:

a.       Pewujudan struktur KMK;

b.      Latihan yang berkesan; dan

c.       Sistem pengiktirafan yang berkesan.

Struktur KMK

Struktur KMK yang sedang diamalkan sekarang mengandungi komponen-komponen berikut:

a. Jawatankuasa Pemandu KMK;

Jawatankuasa Pemandu ialah sebuah jawatankuasa yang merangka dasar pelaksanaan KMK dan memberi pertimbangan serta keputusan kepada cadangan-cadangan penyelesaian masalah yang dikemukakan oleh KMK.

b. Fasilitator;

Fasilitator adalah terdiri dari ketua-ketua Bahagian atau pekerja-pekerja yang dipilih oleh pihak pengurusan. Fasilitator ini adalah bertanggungjawab untuk satu KMK atau lebih. Peranan fasilitator adalah seperti berikut:

i.                    Berhubung dengan semua peringkat pengurusan dan mendapat sokongan dan bantuan mereka;

ii.                  Memberi latihan kepada ketua-ketua Kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli Kumpulan apabila diperlukan;

iii.                Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong (supportive);

iv.                 Memastikan bahawa Kumpulan akan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja mereka;

v.                  Sebagai orang tengah dalam penyelesaian masalah;

vi.                 Sebagai pakar rujuk kepada Kumpulan;

vii.              Mengesan kemajuan Kumpulan; dan

viii.            Menilai hasil program serta kos dan melaporkan kepada pengurusan.

c. Ketua Kumpulan;

Ketua Kumpulan yang terdiri dari ketua-ketua Unit atau pekerja- pekerja yang dipilih mempunyai peranan seperti berikut:

i.                    Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah dengan bantuan fasilitator di mana perlu;

ii.                   Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti Kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni;

iii.                 Membantu Kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan;

iv.                 Mengelolakan mesyuarat dengan teratur dan berkesan;

v.                  Menunjukkan minat dan sokongan kepada Kumpulan;

vi.                Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli;

vii.              Membantu ahli-ahli menyelesaikan masalah-masalah; dan

viii.            Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan.

d. Ahli-ahli KMK

Ahli-ahli KMK yang dipilih memainkan peranan seperti berikut:

i.                    Menghadiri mesyuarat secara tetap;

ii.                  Menumpukan usaha menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan kerja;

iii.                Mengenalpasti masalah-masalah, menyumbangkan idea-idea, menjalankan penyelidikan dan penyiasatan (di mana perlu) dan membantu Kumpulan ke arah penyelesaian masalah-masalah; dan

iv.                Menyertai persembahan pengurusan.

FAKTOR-FAKTOR MENYOKONG KEJAYAAN PERLAKSANAAN KMK

Bak kata pepatah, indah khabar dari rupa, atau lebih tepat jangan hanya menjadikan program KMK ini gah hanya pada nama dan teorinya sahaja. Berdasarkan kepada apa yang telah dibincang sebelum ini, perlaksanaan program KMK dalam sesebuah organisasi dan jabatan adalah sangat relevan dan bertepatan bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti bagi memperbaiki khidmatnya. Untuk melihat sejauh mana program ini berjaya dalam perlaksanaannya terdapat beberapa faktor yang perlu ada bagi menyokong kewujudannya dalam sesebuah institusi maupun jabatan.

Terdapat  Sembilan (9) faktor yang menyumbang kepada kejayaan pelaksanaan KMK dan ini ada dinyatakan dalam pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bilangan 7 tahun 1991 dan yang pertama adalah sikap yang positif,  dan kedua kesungguhan dan komitmen dari pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam melaksanakan program ini. Tanpa komitmen dan sokongan pengurusan atasan akan menyumbang kegagalan program KMK, oleh itu perlunya sokongan dari semua peringkat.

Sistem latihan yang berkesan juga akan dapat menyumbangkan kepada kejayaan program KMK kerana dengan adanya bimbingan fasilitator dan ketua yang sesuai dan berkesan akan dapat membimbing kea rah kejayaan KMK yang seterusnya meyumbangkan kepada peningkatan kualiti serta produktiviti jabatan. Sistem latihan penting untuk memberikan latihan secara berterusan dan memastikan peranan KMK relevan mengikut keperluan semasa seterusnya membuat penambahbaikan secara berterusan dengan mendapatkan maklumbalas mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam melaksanakan KMK dalam sector awam. Kurangnya latihan akan memudaratkan perancangan KMK yang telah dibuat bagi membantu sesebuah jabatan atau institusi itu.

Pewujudan sistem pengiktirafan kepada ahli-ahli KMK juga perlu; antara contoh tanda sokongan adalah seperti adanya kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh pihak pengurusan seperti alat-alat tulis, projektor overhed,transparensi, bilik perbincangan dan sebagainya; KMK dianggap sebagai usaha jangka panjang. KMK haruslah dimulakan secara kecil-kecilan dahulu supaya ianya dapat kekalkan secara berpanjangan; Perkembangan mengenai KMK harus diketahui oleh semua pihak;  kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana, menyelaras dan mengambil  tindakan terhadap perakuan-perakuan; dan melaksanakan aktiviti-aktiviti promosi menerusi poster, slogan dan risalah-risalah.

Selain daripada itu, disiplin juga menyumbang kepada kejayaan perlaksanaan KMK. Disiplin dalam konteks KMK ialah dengan mematuhi peraturan dan kod etika yang utama, Peraturan atau kod etika seperti menepati jadual mesyuarat, menepati masa mesyuarat KMK, berakhlak semasa mesyuarat KMK dengan menghormati rakan serta buah fikiran setiap ahli KMK yang diutarakan dalam mesyuarat, tidak menyalahgunakan KMK dengan menjadikan ia tempat melepaskan geram ke atas pihak pengurusan, atasan atau pihak pentadbir. Selain itu adalah penting untuk mematuhi tatasusila atau ‘Code of Conduct’ KMK yang telah dipersetujui oleh setiap ahli kerana tanpa disiplin KMK hanya akan menjadi tempat bertikam lidah yang akhirnya akan menimbulkan konflik dan mengakibatkan perpecahan dalam sesebuah jabatan dan agensi.

KESIMPULAN

Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK) adalah usaha yang amat baik dilakukan oleh sesebuah jabatan. Sekiranya dilakukan akan mendatangkan hasil yang sungguh baik. Bukan sahaja para pekerja dapat bekerja dalam keadaan yang suasana harmoni dan secara berpasukan, suasana juga tidak tertekan walau diberikan tugas oleh pihak atasan seperti bahagian pengurusan atau pentadbiran. Demi menjayakan perlaksanaan KMK, ketua kumpulan perlu memainkkan peranan mereka dan ketua jabatan juga perlu memberikan sokongan kerana ia diperlukan dalam merealisasikan pencapaian dan kecemerlangan KMK di setiap peringkat. Kewujudan KMK akan memungkinkan segala perancangan yang ingin dibuat juga akan lebih teratur dan tersusun malah kekurangan dan kelemahan juga mampu dapat diselesaikan dengan mudah. Kejayaan seebuah organisasi adalah tanggungjawab semua dan kecemerlangannya adalah terletak dalam tangan semua ahli dan bukan terletak dalam tangan individu kerana organisasi akan lebih cemerlang dan berjaya jika setiap kejayaan yang diusahakan adalah secara berkumpulan. KMK boleh membawa banyak kebaikan jika ia dijadikan sebagai budaya kerja dan menjadikan ia sebagai asas yang kukuh dan konsisten kepada program penambahbaikan secara terancang dna berkesan.